Allgemeine Geschäftsbedingungen

der CoreGnition UG (haftungsbeschränkt), München, für die Nutzung von Ordyse

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Bedingungen gelten für alle Verträge zwischen der CoreGnition UG (haftungsbeschränkt) („Anbieter“) und ihren Kunden über die Nutzung der Software Ordyse und damit verbundene Leistungen.

(2) Ordyse richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

(3) Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

§ 2 Leistungen

(1) Ordyse ist eine Software zur Auswertung und Unterstützung von Geschäftsabläufen. Sie wird als Software as a Service über das Internet bereitgestellt. Auf Wunsch betreibt der Kunde Ordyse in seiner eigenen Umgebung.

(2) Der Leistungsumfang ergibt sich aus der bei Vertragsschluss gültigen Leistungsbeschreibung und Preisliste:

• Plattform: Anbindung von ERP und Postfach, Prozesslandkarte, Klärfälle, Fragen in natürlicher Sprache, Benutzer- und Rechteverwaltung.
• Apps: einzeln zuschaltbare Arbeitsbereiche, derzeit Auftragsklärung, Rechnungsprüfung, Forderungen, Liefertermine und Reklamationen.
• Prozessanalyse: eine einmalige Analyse der angebundenen Abläufe mit Ergebnisbericht.

(3) Die Einrichtung der Plattform und die Anbindung der vereinbarten Standardsysteme sind im Preis enthalten.

(4) Der Anbieter stellt die Software mit einer Verfügbarkeit von 99,5 % im Monatsmittel bereit. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster von bis zu 4 Stunden im Monat außerhalb der Geschäftszeiten sowie Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat.

(5) Support erhält der Kunde werktags von 8 bis 18 Uhr per E-Mail.

(6) Der Anbieter entwickelt Ordyse weiter. Er darf Funktionen ändern, wenn der vereinbarte Leistungsumfang dabei erhalten bleibt.

§ 3 Vorschläge und Freigaben

(1) Ordyse erkennt Abweichungen und schlägt nächste Schritte vor, etwa eine E-Mail, eine interne Notiz oder eine Buchung im ERP. Jeder Schritt mit Wirkung nach außen wird erst ausgeführt, wenn ein berechtigter Nutzer des Kunden ihn freigibt.

(2) Vorschläge beruhen auf den Daten des Kunden und auf statistischen Verfahren. Der Kunde prüft jeden Vorschlag vor der Freigabe. Für freigegebene Schritte ist der Kunde verantwortlich.

§ 4 Vertragsschluss und Testphase

(1) Der Vertrag kommt durch die Annahme eines Angebots des Anbieters oder durch die Bestätigung einer Bestellung in Textform zustande.

(2) Eine vereinbarte Testphase ist kostenlos und endet automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

§ 5 Preise, Zahlung und Ergebnisgarantie

(1) Es gelten die Preise der bei Vertragsschluss veröffentlichten Preisliste. Die Preise richten sich nach der Größenstufe des Kunden. Derzeit:

Für Kunden über der Stufe Gruppe gilt ein individuelles Angebot.

(2) Ein Vorgang ist ein Auftrag, eine Bestellung, eine Reklamation oder ein vergleichbarer Geschäftsvorfall, der in einem Kalendermonat in Ordyse neu erfasst wird, einschließlich aller zugehörigen Belege. Aktiver Bearbeiter ist, wer im Kalendermonat mindestens einmal in Ordyse etwas bearbeitet, anlegt, ändert oder freigibt. Personen, die nur lesen, sowie Zugänge für den Betriebsrat sind unbegrenzt und kostenfrei.

(3) Die Größenstufe richtet sich nach dem Durchschnitt der Vorgänge der letzten drei Kalendermonate und nach der Zahl der angebundenen Gesellschaften. Überschreitet der Kunde seine Stufe zwei Kalendermonate in Folge, kündigt der Anbieter den Wechsel in die nächste Stufe mindestens einen Monat vorher in Textform an; der Wechsel wird zum folgenden Monatsersten wirksam. Unterschreitet der Kunde seine Stufe, wechselt der Anbieter auf Wunsch des Kunden zum nächsten Monatsersten in die niedrigere Stufe.

(4) Aktive Bearbeiter über der in der Stufe enthaltenen Zahl berechnet der Anbieter monatlich nachträglich nach der tatsächlichen Zahl des abgelaufenen Kalendermonats. Der Kunde sieht den aktuellen Stand jederzeit in Ordyse unter „Team und Rollen“.

(5) Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(6) Bucht der Kunde innerhalb von 60 Tagen nach Abschluss der Prozessanalyse einen Tarif, verrechnet der Anbieter den Preis der Prozessanalyse vollständig mit den folgenden Monatsentgelten.

(7) Der Monatstarif wird monatlich im Voraus berechnet, der Jahrestarif jährlich im Voraus. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug zahlbar.

(8) Liegen die Monatsentgelte für Plattform und gebuchte Apps über dem Preis für Komplett der jeweiligen Stufe, berechnet der Anbieter automatisch den Preis für Komplett.

(9) Weist der Ergebnisbericht der Prozessanalyse nicht mindestens 25.000 € festhängendes Geld aus, erstattet der Anbieter auf Verlangen des Kunden den gezahlten Preis der Prozessanalyse vollständig (Ergebnisgarantie). Festhängendes Geld ist die Summe der Nettowerte der Vorgänge in den untersuchten Prozessen, die im Betrachtungszeitraum verzögert oder wegen einer Abweichung ungeklärt waren oder es zum Stichtag der Analyse noch sind, zum Beispiel nicht freigegebene, nicht gelieferte oder nicht berechnete Aufträge, gesperrte Eingangsrechnungen und überfällige Forderungen. Verzögert ist ein Vorgang, der länger dauert als die übliche Durchlaufzeit (Median) desselben Prozesses. Betrachtungszeitraum sind die zwölf Monate vor Beginn der Prozessanalyse, soweit die bereitgestellten Daten so weit reichen. Jeder Vorgang zählt einmal und ist im Ergebnisbericht einzeln mit Belegnummer, Wert und Grund belegt. Garantiert ist der gefundene und belegte Betrag, nicht eine beim Kunden umgesetzte Einsparung.

(10) Die Ergebnisgarantie setzt voraus, dass (a) Anbieter und Kunde die untersuchten Prozesse und Gesellschaften vor Beginn der Prozessanalyse in Textform festlegen, (b) der Kunde die dafür vereinbarten Zugänge und Daten nach § 9 innerhalb von zehn Werktagen nach Auftragserteilung vollständig bereitstellt, mit Daten aus mindestens den sechs Monaten vor Beginn der Prozessanalyse, und (c) der Kunde einen Ansprechpartner benennt, der Rückfragen innerhalb von drei Werktagen beantwortet. Erfüllt der Kunde eine dieser Voraussetzungen nicht, besteht kein Anspruch aus der Ergebnisgarantie.

(11) Der Kunde erklärt das Verlangen nach Absatz 9 in Textform innerhalb von 30 Tagen nach Übergabe des Ergebnisberichts, die in der Regel in der Abschlusspräsentation erfolgt. Der Anbieter erstattet innerhalb von 14 Tagen nach Eingang des Verlangens. Erstattet wird höchstens der gezahlte Preis der Prozessanalyse; weitere Ansprüche aus der Ergebnisgarantie bestehen nicht. Gesetzliche Ansprüche des Kunden bleiben unberührt. Mit der Erstattung entfällt die Verrechnung nach Absatz 6.

(12) Jede Stufe enthält die in der Preisliste genannte Zahl an KI-Anfragen je Kalendermonat. Eine KI-Anfrage ist ein Aufruf des Sprachmodells durch Ordyse, etwa für eine Frage in Alltagssprache, die Auswertung einer Mail oder eines Belegs oder einen Schritt eines KI-Agenten. Der Kunde sieht den aktuellen Stand jederzeit in Ordyse unter „Team und Rollen“. Überschreitet der Kunde das Kontingent, bleiben alle Funktionen nutzbar und es entstehen ohne gesonderte Vereinbarung keine Mehrkosten. Überschreitet er es in zwei aufeinanderfolgenden Kalendermonaten, kann jede Partei eine angemessene Anpassung verlangen, etwa ein zusätzliches Kontingent oder den Wechsel in die nächste Stufe. Kommt binnen eines Monats keine Einigung zustande, darf der Anbieter Funktionen, die das Sprachmodell nur ergänzt (Auswertung von Mails und Belegen), bis zum Monatsende regelbasiert ausführen; er kündigt dies mindestens 14 Tage vorher in Textform an.

§ 6 Preisgarantie

(1) Die Preise sind für 24 Monate ab Vertragsbeginn fest.

(2) Danach darf der Anbieter die Preise einmal je Kalenderjahr anpassen, höchstens um 5 % gegenüber dem bisherigen Preis. Er kündigt jede Anpassung mindestens zwei Monate vorher in Textform an.

(3) Der Kunde kann den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anpassung kündigen. Darauf weist der Anbieter in der Ankündigung hin.

§ 7 Laufzeit, Kündigung, Änderung des Umfangs

(1) Monatstarif: Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Beide Seiten können ihn bis zum letzten Tag eines Kalendermonats zum Ende des Folgemonats kündigen.

(2) Jahrestarif: Der Vertrag läuft zwölf Monate. Er verlängert sich nicht automatisch um ein weiteres Jahr, sondern geht in den Monatstarif über, wenn der Kunde nicht einen neuen Jahrestarif bucht.

(3) Mehr Umfang: Der Kunde kann Apps jederzeit zuschalten. Das Entgelt wird ab dem Tag der Freischaltung anteilig berechnet.

(4) Weniger Umfang: Im Monatstarif kann der Kunde Apps jederzeit zum nächsten Monatsersten abschalten. Im Jahrestarif wirkt eine Reduzierung zum Ende der Laufzeit. Die Daten abgeschalteter Apps bleiben bis zum Vertragsende erhalten.

(5) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(6) Kündigungen bedürfen der Textform.

§ 8 Datenexport und Anbieterwechsel

(1) Der Kunde kann seine Daten jederzeit selbst exportieren, im offenen Format OCEL 2.0 und als CSV.

(2) Der Kunde kann jederzeit verlangen, zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Umgebung zu wechseln. Die Frist dafür beträgt höchstens zwei Monate. Danach unterstützt der Anbieter den Wechsel in einem Übergangszeitraum von 30 Tagen und erbringt seine Leistungen in dieser Zeit weiter. Ist der Wechsel in dieser Zeit technisch nicht möglich, teilt der Anbieter dies innerhalb von 14 Werktagen mit, begründet es und nennt einen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal verlängern.

(3) Übertragbar sind alle Daten, die der Kunde eingebracht hat oder die bei der Nutzung entstanden sind: Ereignisse, Geschäftsobjekte, Klärfälle, Vorschläge, Freigaben, Einstellungen und Protokolle. Nicht übertragbar sind Quellcode und interne Modelle des Anbieters.

(4) Nach dem Übergangszeitraum kann der Kunde seine Daten noch mindestens 30 Tage abrufen. Danach löscht der Anbieter alle Daten des Kunden vollständig und bestätigt die Löschung auf Wunsch schriftlich.

(5) Für Kündigung, Wechsel und Datenexport berechnet der Anbieter keine Entgelte.

(6) Bucht der Kunde nach einer Prozessanalyse keinen Tarif, löscht der Anbieter die angebundenen Daten des Kunden spätestens 60 Tage nach Übergabe des Ergebnisberichts und bestätigt die Löschung auf Wunsch schriftlich. Der Ergebnisbericht verbleibt beim Kunden.

(7) Die Regelungen dieses Paragrafen setzen die Artikel 23 bis 31 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) um. Gehen diese weiter, gelten sie vorrangig.

§ 9 Mitwirkung des Kunden

(1) Der Kunde stellt die vereinbarten Zugänge zu seinen Systemen bereit, benennt einen Ansprechpartner und vergibt Rollen und Rechte an seine Nutzer.

(2) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim und informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er einen Missbrauch vermutet.

(3) Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er die Daten, die er an Ordyse anbindet, verarbeiten darf. Das umfasst bei Bedarf die Beteiligung des Betriebsrats.

§ 10 Nutzungsrechte

(1) Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, Ordyse für eigene Geschäftszwecke zu nutzen. Die Zahl der Nutzer ist nicht begrenzt.

(2) Alle Rechte an seinen Daten und an den Ergebnissen der Auswertung behält der Kunde.

(3) Der Anbieter darf Nutzungsdaten ohne Bezug zu Personen oder zum Kunden auswerten, um Ordyse zu verbessern. Daten des Kunden nutzt er nicht zum Training von Sprachmodellen für andere Kunden.

§ 11 Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er ist Bestandteil dieses Vertrags.

(2) Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus für fünf Jahre.

§ 12 Mängel

(1) Der Anbieter beseitigt Mängel der Software in angemessener Frist. Der Kunde meldet Mängel in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung.

(2) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bei Vertragsschluss bereits vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

§ 13 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur, wenn er eine wesentliche Vertragspflicht verletzt. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in Höhe des Aufwands, der bei regelmäßiger Datensicherung zur Wiederherstellung nötig gewesen wäre.

(4) Diese Regeln gelten auch für Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 14 Änderungen dieser Bedingungen

(1) Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dafür ein triftiger Grund besteht, insbesondere eine Änderung der Rechtslage, der Rechtsprechung oder behördlicher Vorgaben, technische Entwicklungen oder neue Funktionen, und soweit die Änderung den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Ausgenommen sind die Hauptleistungspflichten, das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung und die Preise; Preise ändern sich ausschließlich nach § 6.

(2) Der Anbieter kündigt Änderungen mindestens zwei Monate vor Wirksamwerden in Textform an und stellt die geänderten Regelungen den bisherigen gegenüber. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge weist der Anbieter in der Ankündigung hin. Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen Bedingungen fort; jede Seite kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist München.

(3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Stand: 22. Oktober 2026