Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten auf unserer Website ordyse.com und im Ordyse-Portal verarbeiten.

1. Verantwortlicher

CoreGnition UG (haftungsbeschränkt)
Leopoldstraße 31, 80802 München
Geschäftsführer: Maxim Mikhalchenko
E-Mail: info@coregnition.ai

Ein Datenschutzbeauftragter ist bei uns derzeit nicht gesetzlich vorgeschrieben. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@coregnition.ai.

2. Website

2.1 Hosting

Unsere Website liegt auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Beim Aufruf verarbeitet der Server Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit sowie die aufgerufene Seite, um die Seite an Ihren Browser auszuliefern. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen speichern wir nicht. Fehlermeldungen des Servers enthalten keine IP-Adressen und werden nach 7 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

2.2 Cookies, Analyse und Werbung

Unsere Website nutzt keine Analyse-Werkzeuge und keine Werbe-Pixel. Auf Ihrem Gerät speichern wir nur, was für einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt nötig ist: das Anmelde-Cookie des Hilfe-Centers und der Verwaltung sowie den Gesprächsverlauf des Assistenten im Sitzungsspeicher (siehe 2.8 und 2.9). Nutzen Sie den Sprachumschalter, merkt sich Ihr Browser außerdem die gewählte Sprache (Deutsch oder Englisch) im lokalen Speicher. Das ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig. Deshalb zeigen wir keinen Cookie-Banner.

2.3 Schriften

Die Schrift IBM Plex Sans liefern wir von unserem eigenen Server aus. Ihr Browser baut dafür keine Verbindung zu Google oder anderen Drittanbietern auf.

2.4 Anfrage zur Prozessanalyse

Über das Anfrageformular fragen wir Ihr ERP-System, die Zahl Ihrer Aufträge im Monat und die Bereiche ab, in denen Sie ansetzen möchten, dazu Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen und freiwillig Ihre Telefonnummer. Wir nutzen diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und das Gespräch vorzubereiten. Über das Kontaktformular im Impressum erhalten wir Name, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und freiwillig Unternehmen und Telefonnummer; wir nutzen sie nur, um Ihre Nachricht zu beantworten. Für beide Formulare gelten dieselben Speicherfristen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Die Anfrage wird auf unserem Server bei Hetzner gespeichert. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir sie spätestens nach 12 Monaten. Ein unsichtbares Prüffeld hält automatisierte Spam-Einträge fern; dafür werten wir keine Daten aus.

2.5 Terminbuchung

Für die Wahl eines Termins nutzen wir Microsoft Bookings, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Im Schritt „Termin“ ruft unser Server die freien Zeiten bei Microsoft ab; Ihr Browser verbindet sich dafür nicht mit Microsoft. Wählen Sie einen Termin, übermittelt unser Server Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer, sofern angegeben, und Ihre Antworten aus dem Formular an Microsoft Bookings. Microsoft speichert diese Angaben mit dem Termin in unserem Microsoft-365-Konto und schickt Ihnen die Bestätigung mit einem Link zu Microsoft Teams. Ist diese Verbindung gestört, öffnet sich stattdessen die Buchungsseite von Microsoft in einem neuen Tab, auf der Sie die Angaben selbst eintragen. Mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die Buchungsseite und das Gespräch gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Microsoft unter privacy.microsoft.com.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Termindaten löschen wir spätestens 24 Monate nach dem Termin, sofern kein Vertrag zustande kommt. Gebuchte Termine übernehmen wir in unsere interne Verwaltung, um Gespräche vorzubereiten.

2.6 Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Handelsbriefe bewahren wir nach § 257 HGB sechs Jahre auf.

2.7 Versand von E-Mails

Bestätigungen, Terminmails und Antworten auf Anfragen versenden wir über die Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin. Brevo verarbeitet dabei Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

2.8 Hilfe-Center und Ordyse-Assistent

Auf ordyse.com und im Hilfe-Center unter ordyse.com/hilfe gibt es einen Assistenten, der Fragen mithilfe eines Sprachmodells beantwortet. Ohne Anmeldung antwortet er nur aus öffentlichen Inhalten der Website und der Hilfe. Sie erkennen ihn an der Kennzeichnung als KI. Ihre Frage und der bisherige Gesprächsverlauf werden dafür zusammen mit passenden Abschnitten der Hilfe an die Mistral AI SAS, Paris, übermittelt und dort auf Servern in der EU verarbeitet, auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Mistral nutzt diese Daten nicht zum Training.

Den ausführlichen Teil des Hilfe-Centers und die Antworten des Assistenten daraus öffnen Kunden über einen Anmeldelink, den wir an ihre geschäftliche E-Mail-Adresse senden. Dafür speichern wir die E-Mail-Adresse, den Link für 30 Minuten und die Sitzung für 30 Tage in einem technisch notwendigen Cookie. Wir speichern die Gespräche nicht. Ihr Browser hält den Verlauf nur, solange der Tab geöffnet ist. Auf unserem Server zählen wir lediglich, wie viele Gespräche es pro Tag gab, ohne Inhalt und ohne Personenbezug. Die IP-Adresse dient nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher dazu, Missbrauch zu begrenzen. Bitte geben Sie im Chat keine Passwörter, Zugangsdaten oder personenbezogenen Daten Dritter ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, Fragen zu unserem Produkt schnell und rund um die Uhr zu beantworten. Bei Bestandskunden dient der Assistent zugleich der Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2.9 Supportanfragen

Stellen Sie über das Hilfe-Center eine Supportanfrage, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Thema, Dringlichkeit, Ihre Beschreibung und, wenn Sie das Häkchen dafür setzen, das Gespräch mit dem Assistenten. Die Anfrage und unsere Antworten liegen auf unserem Server bei Hetzner; Mails dazu versenden wir über Brevo (siehe 2.7). Wir verwenden die Angaben nur, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Interessenten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Erledigte Anfragen löschen wir nach 24 Monaten, sofern sie keinem Kundenvertrag zugeordnet sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Auf Ihrem Gerät speichern wir dabei nichts außer dem Anmelde-Cookie. Der Gesprächsverlauf liegt nur im Sitzungsspeicher Ihres Browsers und ist mit dem Schließen des Tabs gelöscht. Stellen Sie vor der Anmeldung eine Frage, hält Ihr Browser sie bis zur Anmeldung, höchstens eine Stunde, damit wir sie danach beantworten können.

3. Ordyse-Portal

3.1 Ihre Prozessdaten: Wir verarbeiten im Auftrag

Im Portal verarbeiten wir die Daten, die Ihr Unternehmen aus ERP, Postfach und weiteren Systemen anbindet: Aufträge, Rechnungen, Lieferungen, geschäftliche E-Mails und die darin genannten Ansprechpartner. Verantwortlicher für diese Daten ist Ihr Unternehmen. Wir handeln als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO, den wir mit jedem Kunden abschließen. Informationen zu dieser Verarbeitung erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber oder Geschäftspartner.

Fest eingebaut sind:

• Beschäftigte erscheinen nur als Pseudonym. Auswertungen gibt es nach Aufträgen und Teams, nie nach einzelnen Personen.
• Personennamen in E-Mails werden maskiert. Mailtexte werden nach 90 Tagen gelöscht.
• Jeder Schritt nach außen braucht die Freigabe eines Menschen.

3.2 Anmeldung und Konto

Sie melden sich auf app.ordyse.com mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse an. Wir prüfen anhand der Angaben Ihres Unternehmens, zu welchem Zugang die Adresse gehört, und senden Ihnen über Brevo (siehe 2.7) einen Link und einen Code. Beides gilt 15 Minuten und einmal; gespeichert werden nur Prüfsummen davon. Nutzt Ihr Unternehmen ein eigenes Identitätssystem, zum Beispiel Microsoft Entra ID, leiten wir Sie dorthin weiter und erhalten dabei Ihren Namen, eine technische Kennung und Ihre Rollen. In Auswertungen, Freigaben und Protokollen speichern wir statt Ihres Namens ein Pseudonym. Übernimmt Ihr Unternehmen die Benutzerkonten automatisch aus seinem Identitätssystem (SCIM), liegen die dort übermittelten Angaben, etwa Anmeldename, Anzeigename und Gruppen, in der Benutzerverwaltung, die nur Administratoren sehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Vertrag Ihres Unternehmens und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Technisch notwendige Cookies

Das Portal setzt zwei Cookies, die für die Anmeldung unbedingt erforderlich sind:

Diese Cookies sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig. Außerdem speichert das Portal Ihre Sprachwahl im Browser und in einem Cookie, damit Seiten und Downloads in Ihrer Sprache erscheinen.

3.4 Protokolle

Freigaben, Importe und Exporte protokollieren wir mit Pseudonym und Zeitpunkt. So bleibt nachvollziehbar, wer was freigegeben hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle bleiben für die Vertragslaufzeit gespeichert und werden mit dem Kundenkonto gelöscht.

3.5 Sprachmodell

Für Antworten auf Fragen in natürlicher Sprache, für das Lesen geschäftlicher E-Mails und für Formulierungsvorschläge nutzt Ordyse das Sprachmodell von Mistral AI SAS, Paris, mit Verarbeitung in der Europäischen Union. Übermittelt werden nur die Inhalte, die für die jeweilige Aufgabe nötig sind; Personennamen in E-Mails sind dabei maskiert. Mistral nutzt diese Daten nicht zum Training von Modellen. Auf Wunsch Ihres Unternehmens arbeitet Ordyse ohne Sprachmodell regelbasiert oder mit einem Modell im eigenen Netz. Mistral ist als Unterauftragsverarbeiter im AVV genannt.

3.6 Hosting des Portals

Das Portal läuft auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland, mit einer eigenen Datenbank je Kunde. E-Mails des Portals, etwa Benachrichtigungen, versenden wir über Brevo (siehe 2.7). Auf Wunsch betreiben Sie Ordyse in Ihrer eigenen Umgebung.

4. Empfänger und Drittländer

Wir geben personenbezogene Daten nur an die oben genannten Dienstleister weiter, die in unserem Auftrag arbeiten. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nur statt, wenn Ihr Unternehmen einen solchen Anbieter auswählt, und dann auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder der EU-Standardvertragsklauseln. Für die Terminbuchung über Microsoft Bookings (Abschnitt 2.5) kann Microsoft Daten auch in den USA verarbeiten. Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-U.S. Data Privacy Framework, unter dem Microsoft zertifiziert ist.

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Schreiben Sie uns dazu an info@coregnition.ai. Betrifft Ihr Anliegen Prozessdaten Ihres Unternehmens, leiten wir es an Ihr Unternehmen weiter.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

6. Automatisierte Entscheidungen

Ordyse schlägt Schritte vor. Entscheidungen mit Wirkung nach außen trifft immer ein Mensch. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

7. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026