Ordyse Hilfe

Hier finden Sie alles, um mit Ordyse zu arbeiten, es einzurichten und im Betrieb zu betreuen. Fragen Sie den Assistenten, suchen Sie oben nach einem Begriff oder wählen Sie Ihren Einstieg.

So arbeitet Ordyse

Ordyse liest die Belege aus Ihrem ERP und die Mails aus Ihrem Sammelpostfach. Daraus entstehen Prozesse, die zeigen, wo Aufträge, Rechnungen und Zahlungen hängen. Die Apps machen daraus Arbeitslisten mit einem fertigen Vorschlag je Fall. Ihr Team gibt frei, Ordyse führt aus.

Häufig gesucht

• Einen Vorschlag freigeben oder zurücknehmen
• Die Prozesslandkarte lesen
• Klärfälle bearbeiten
• SAP S/4HANA anbinden
• Feldzuordnung bestätigen
• Business Central anbinden
• Abgelaufenen Clientschlüssel erneuern
• Eine Fehlermeldung verstehen
• Wer was sehen und freigeben darf
• Tastenkürzel

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Was Ordyse für Sie tut

Ordyse zeigt, wo in Verkauf, Einkauf und Forderungen Geld festhängt, und erledigt den nächsten Schritt, sobald Ihr Team zustimmt.

Drei Bereiche

Drei Grundsätze

• Jede Zahl hat einen Beleg. Hinter jedem Wert stehen Aufträge, Rechnungen oder Mails, die Sie öffnen können.
• Nichts geschieht ohne Freigabe. Mails und Buchungen gehen erst raus, wenn eine berechtigte Person freigibt. Danach bleiben 6 Sekunden zum Zurücknehmen.
• Keine Bewertung von Personen. Ordyse wertet Prozesse, Kunden, Lieferanten und Teams aus, nie einzelne Mitarbeitende. Mehr unter Datenschutz und Betriebsrat.

Einrichtung im Überblick

In dieser Reihenfolge ist Ordyse in wenigen Tagen startklar. Für jeden Schritt steht dabei, wer ihn übernimmt.

1. Anmeldung einrichtenIT App-Registrierung in Microsoft Entra ID mit App-Rollen. Anleitung
2. Rollen vergebenIT Fachbereich Personen oder Gruppen den Ordyse-Rollen zuweisen. Rollen und Rechte
3. Postfach verbindenIT Sammelpostfach von Vertrieb und Einkauf. Microsoft 365 oder IMAP
4. ERP verbindenIT Business Central, SAP S/4HANA, SAP ECC oder Finance & Operations. Weitere Systeme: Odoo, weclapp, Xentral, DATEV, Salesforce, HubSpot, ServiceNow, Jira, Zendesk, Shopify, Fabric, Data Warehouse und jede REST-Schnittstelle
5. Feldzuordnung bestätigenFachbereich nur bei SAP. Anleitung
6. Apps freischaltenFachbereich auf „Alle Apps“. Apps im Überblick
7. Ersten Abgleich prüfenFachbereich Ordyse Prozesse und Arbeitslisten gemeinsam durchsehen.

Voraussetzungen

• Aktueller Browser: Edge, Chrome, Firefox oder Safari.
• Microsoft 365 mit Entra ID für Anmeldung und Postfach, alternativ ein Postfach mit IMAP und SMTP.
• Ein ERP mit Zugang für Ordyse: Business Central (Online), SAP S/4HANA, SAP ECC 6.0 oder Dynamics 365 Finance & Operations.
• Eine Person mit Administratorrechten in Entra ID und im ERP für die Einrichtung.

Tarif und Vertrag

Sie zahlen für die Plattform und die Apps, die Sie nutzen, passend zur Größe Ihres Unternehmens. Wer nur liest, kostet nichts. Apps schalten Sie jederzeit zu und zum Monatsersten wieder ab.

Preise

Im Jahrestarif sind alle Monatspreise 15 % günstiger. Die Prozessanalyse kostet einmalig 4.900 €. Größer als die Stufe Gruppe? Dann machen wir ein Angebot.

Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer. Liegen Plattform und gebuchte Apps zusammen über dem Komplettpreis Ihrer Stufe, berechnen wir automatisch Komplett. Buchen Sie innerhalb von 60 Tagen nach der Prozessanalyse einen Tarif, verrechnen wir deren Preis vollständig mit den folgenden Monatsentgelten.

Was zählt

• Vorgang: ein Auftrag, eine Bestellung oder eine Reklamation, mit allen Belegen dazu. Die Stufe richtet sich nach dem Durchschnitt der letzten drei Monate.
• Aktiver Bearbeiter: wer im Monat mindestens einmal etwas bearbeitet, anlegt, ändert oder freigibt. Wer nur liest, etwa die Geschäftsführung im Cockpit, und der Betriebsrat zählen nicht.
• Stufenwechsel: Liegen Sie zwei Monate in Folge über Ihrer Stufe, kündigen wir den Wechsel einen Monat vorher an. Liegen Sie darunter, wechseln Sie auf Wunsch zum nächsten Monatsersten in die kleinere Stufe.
• Stand jederzeit sichtbar: unter „Verwaltung“ › „Team und Rollen“ sehen Leitung und Administration, wie viele Personen in diesem Monat aktiv bearbeitet haben.

Laufzeit und Kündigung

• Monatstarif: unbefristet, kündbar bis zum letzten Tag eines Monats zum Ende des Folgemonats.
• Jahrestarif: zwölf Monate, danach geht der Vertrag in den Monatstarif über, sofern Sie keinen neuen Jahrestarif buchen.
• Preisgarantie: 24 Monate fest, danach höchstens einmal im Jahr eine Anpassung um bis zu 5 %, mit zwei Monaten Ankündigung.

Prozessanalyse und Ergebnisgarantie

• Preis: einmalig 4.900 €, bei Buchung eines Tarifs innerhalb von 60 Tagen voll angerechnet.
• Ergebnisgarantie: Weist der Abschlussbericht nicht mindestens 25.000 € festhängendes Geld aus, Fall für Fall mit Beleg, erstatten wir den Preis vollständig. Garantiert ist der gefundene Betrag, nicht die Umsetzung in Ihrem Team.
• Voraussetzungen: untersuchte Prozesse vorher schriftlich festgelegt, Zugänge und Daten aus mindestens sechs Monaten innerhalb von zehn Werktagen bereitgestellt, Ansprechpartner benannt.
• Erstattung: auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen nach der Abschlusspräsentation, höchstens 4.900 €.

Apps zu- und abschalten

Unter „Alle Apps“ schalten Sie mit der Rolle Leitung oder Administration Apps ein oder aus. Zugeschaltete Apps berechnen wir ab dem Tag der Freischaltung anteilig. Im Monatstarif endet eine abgeschaltete App zum nächsten Monatsersten, im Jahrestarif zum Ende der Laufzeit. Die Daten bleiben bis zum Vertragsende erhalten.

Rechnung und Verfügbarkeit

Der Monatstarif wird monatlich im Voraus berechnet, der Jahrestarif jährlich im Voraus, zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Ordyse steht im Monatsmittel zu 99,5 % zur Verfügung; angekündigte Wartungsfenster liegen außerhalb der Geschäftszeiten. Verbindlich sind die AGB, die Sie unter ordyse.com/agb.html finden.

Datenschutz und Betriebsrat

Ordyse wertet Abläufe aus, nicht Menschen. Die Regeln dafür sind fest eingebaut und lassen sich nicht abschalten.

• Pseudonyme: In Auswertungen und im Protokoll stehen Pseudonyme statt Namen.
• Teams statt Personen: Auswertungen gehen bis zur Ebene Team. Teams mit weniger als fünf Fällen werden zusammengefasst.
• Keine Personenkennzahlen: Es gibt keine Auswertung nach Mitarbeitenden, auch nicht über Fragen.
• Namen in Mails werden in der Anzeige maskiert, wo sie für die Arbeit nicht nötig sind.
• Freigabe durch Menschen: Kein Schritt nach außen ohne Freigabe einer berechtigten Person.
• Sprachmodell: Mistral in der EU, ohne Training mit Ihren Daten. Für die Feldzuordnung gehen nur Feldnamen und Kurzschlüssel an das Modell.

Unterlagen

Auf der Seite „Datenschutz“ im Portal finden Sie die Muster-Betriebsvereinbarung, die Datenschutz-Folgenabschätzung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Einordnung nach der KI-Verordnung und eine Information für Mitarbeitende. Sie zeigt außerdem, was über Mitarbeitende gespeichert wird und wie eine Team-Auswertung aussieht.

Häufige Fragen

Kurze Antworten auf die Fragen, die im Alltag am häufigsten kommen.

Support

Die meisten Fragen beantwortet der Ordyse-Assistent sofort. Für alles, was einen Blick in Ihr System oder Ihren Vertrag braucht, ist das Ordyse-Team da.

So läuft eine Supportanfrage

1. Anfrage stellenüber „Supportanfrage stellen“ hier oder im Assistenten. Das Gespräch mit dem Assistenten kann mitgehen, dann müssen Sie nichts doppelt erklären.
2. Bestätigung mit NummerSie bekommen sofort eine Mail mit der Nummer Ihrer Anfrage, zum Beispiel ORD-2610-0042.
3. Antwort per Mailinnerhalb eines Werktags, bei „dringend, Betrieb beeinträchtigt“ am selben Tag. Ergänzungen schicken Sie einfach als Antwort auf diese Mail.

Was hilft uns

Alternativ erreichen Sie uns unter service@ordyse.com. Nennen Sie bitte:

• die betroffene Verbindung oder App,
• Datum und Uhrzeit,
• die genaue Meldung,
• einen Screenshot, auf dem keine Zugangsdaten zu sehen sind.

Glossar

Die Begriffe, die in Ordyse und in dieser Hilfe vorkommen. Unterstrichene Begriffe im Text erklären sich beim Darüberfahren.

Abgleich

Ordyse holt neue Mails und Belege aus Postfach und ERP, alle 5 Minuten oder mit „Jetzt abgleichen“.

Aktivität

Ein Schritt im Prozess, zum Beispiel „Rechnung eingegangen“. Auf der Landkarte ein Kasten.

App

Arbeitsliste für ein Thema, etwa Rechnungsprüfung. Arbeitet auf denselben Prozessdaten und bereitet je Vorgang einen Vorschlag vor.

Aufgabe im ERP

Ergebnis einer Freigabe, wenn das ERP keine Änderung von außen annimmt. Ordyse zeigt, was zu buchen ist.

Demo-Modus

Betriebsart, in der Freigaben nur protokolliert werden. Nichts wird gesendet oder gebucht.

Übergänge (Regler)

Regler der Landkarte, der seltene Wege ausblendet, früher „Detailgrad“. Ganz rechts zeigt er jeden Weg.

Durchlaufzeit

Zeit vom ersten bis zum letzten Schritt eines Falls, angegeben als Median.

Einschätzung

Wie sicher Ordyse bei einem Vorschlag ist: ab 90 % „sehr sicher“, ab 75 % „sicher“, darunter „bitte prüfen“.

Fall

Ein Durchlauf durch einen Prozess, zum Beispiel ein Auftrag oder eine Bestellung.

Feldzuordnung

Einmalige Festlegung, welches Feld und welcher Schlüssel in Ihrem SAP welche Bedeutung hat. Die KI schlägt vor, Ihr Team bestätigt.

Freigabe

Zustimmung einer berechtigten Person zu einem Vorschlag. Erst dann sendet oder bucht Ordyse, mit 6 Sekunden zum Zurücknehmen.

Klärfall

Ein Auftrag, der wegen Preis, Artikel, Termin, Kreditlimit oder fehlender Angaben nicht durchläuft.

Mandant

Ihr abgegrenzter Datenbestand in Ordyse, mit eigener Datenbank.

Median

Der mittlere Wert: Die Hälfte der Fälle ist schneller, die Hälfte langsamer. Unempfindlich gegen Ausreißer.

Muster

Eine Ursache, die sich bei vielen Fällen wiederholt, etwa ein fehlender Preis im ERP. Siehe Wiederkehrende Ursachen.

OCEL 2.0

Offener Standard für objektzentrische Prozessdaten. Ordyse importiert und exportiert darin.

Ordyse-Paket für SAP

Optionale, lesende Erweiterung für SAP, die exakte Zeitpunkte und Lieferantenbestätigungen liefert.

p90

9 von 10 Fällen sind schneller als dieser Wert.

Prozess

Ein Ablauf wie „Verkauf: Auftrag bis Zahlung“, zusammengesetzt aus den Belegen in ERP und Postfach.

Prozesslandkarte

Bild eines Prozesses: Schritte als Kästen, Übergänge als Pfeile mit Häufigkeit oder Dauer.

Rückfrage

Mail an Kunde, Lieferant oder Kreditmanagement. Danach wartet der Vorgang auf Antwort.

Sammelfreigabe

Mehrere gleichartige Vorgänge auf einmal freigeben.

Skonto

Abzug bei Zahlung innerhalb einer Frist. Die Rechnungsprüfung zeigt Rechnungen, deren Skontofrist bald endet.

Soll-Ablauf

Der gewünschte Weg durch einen Prozess. Schritte mit „optional“ dürfen fehlen.

Sperre

Zahlungssperre einer Eingangsrechnung wegen Preis- oder Mengenabweichung.

Variante

Eine bestimmte Folge von Schritten. Fälle mit derselben Folge gehören zur selben Variante.

Verbindung

Zugang von Ordyse zu Postfach oder ERP, mit verschlüsselt gespeicherten Zugangsdaten.

Verlauf

Alle Schritte eines Falls oder Vorgangs mit Zeitpunkt und Quelle.

Vorgang

Ein Eintrag in der Arbeitsliste einer App, etwa eine gesperrte Rechnung.

Vorschlag

Fertig vorbereiteter nächster Schritt, als Weg A (empfohlen) und gegebenenfalls Weg B.

Wiedervorlage

Einen Fall bis zu einem Datum zur Seite legen.

XES

Verbreitetes Dateiformat für Ereignisprotokolle aus Process-Mining-Werkzeugen.

Zeitfenster

Wie weit Ordyse Belege in SAP zurück abgleicht, Standard 60 Tage.